Приложение № 3
к приказу главного врача
от 09.01.2018 № 179
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ РЕГИСТРАТУРЫ ЖЕНСКИХ КОНСУЛЬТАЦИЙ КГБУЗ «КМРД №1»
- Регистратура женской консультации является структурным подразделением учреждения КГБУЗ «КМРД№ 1», призванным обеспечивать своевременную регистрацию больных на прием к врачу в консультации и на дому. Работа регистратуры организована ежедневно с 07.30 до 20.00.
2.Непосредственное руководство работой регистратуры во всех подразделениях КГБУЗ «КМРД№1» осуществляет заведующий женской консультацией. Общий контроль возложен на заместителя главного врача по АПР.
- Руководство работой медицинских регистраторов осуществляет старший медицинский регистратор, который подчиняется заведующей женской консультацией, старшей акушерке.
- Старший медицинский регистратор работает на функциональной основе.
- Основными задачами регистратуры является:
5.1. организация предварительной и неотложной записи больных на прием к врачу при их непосредственном обращении в женскую консультацию, по телефону,с использованием интернет технологий, WEB-регистратуры и дополнительных электронных устройств;
5.2. обеспечение четкого регулирования интенсивности потока населения с целью создания равномерной нагрузки врачей и распределение его по видам оказываемой помощи, своевременноеинформирование о сложившейся ситуации заведующего женской консультацией или старшего по смене врача;
5.3. обязательное распределение обязанностей между регистраторами в часы скопления пациентов (телефон, окно);
5.4. обеспечение своевременного подбора и доставки медицинской документации в кабинеты врачей, правильное ведение и хранение картотеки консультации;
5.5. обеспечение своевременного внесения информации в Комплекс записей на прием к врачу, предоставленных участниками информационного обмена (врач, медицинская сестра, акушерка, посетитель, заявитель на медицинскую услугу, медицинский регистратор).
- Обязанности медицинских регистраторов:
6.1. соблюдать правила и принципы медицинской этики и деонтологии при общении с коллегами и пациентами;
6.2. знать и соблюдать алгоритм общения с пациентами по телефону, при личном обращении и алгоритмы общения с коллегами.
6.3. знать и выполнять Порядок оказания акушерско-гинекологической помощи в женских консультациях КГБУЗ «КМРД №1»
6.4. следить и поддерживать порядок – правильность расстановки карт в картотеке и своевременность возврата амбулаторных карт в регистратуру;
6.5. обеспечивать правильность заполнения лицевой части в соответствии с данными документа и эстетичное оформление внешнего вида амбулаторных карт,вклеивание в медицинскую карту амбулаторного больного информированного согласия на медицинское вмешательство, передачу персональных данных с заполнением всех граф, экрана обследования, листа уточненных диагнозов, первичного осмотра при оформлении новой карты, вклеивает новые листы для записи врача, соблюдать цветовую маркировку по участкам;
6.6. обеспечивать своевременную доставку карт в кабинеты врачей специалистов перед приемом врача со своевременной коррекцией изменений в информации в соответствии с информационной программой;
6.7. обеспечивать сохранность медицинской документации;
6.8. предоставлять информацию для населения посредством размещения «немой» информации и при личном контакте с пациентом о времени приема врачей всех специальностей во все дни недели, в том числе и в субботу, с указанием часов приема, номеров кабинетов (своевременная смена расписания);
6.9. владеть информацией о режиме работы диагностической службы, времени и номера кабинетов приема акушеров-гинекологов и давать другую необходимую информацию;
6.10. в случае изменения расписания регистратор осуществлять корректировку расписания с извещением пациентов по телефону или лично при обращении, приём которых становится невозможным по причине данных изменений и предлагает удобную дату и время приема у другого специалиста;
6.11. извещать пациентов о произошедших изменениях проводится всеми возможными способами, наиболее приемлемыми для пациентов – телефон, электронная почта и др.;
6.12. с целью своевременного информирования пациентов о предстоящем визите на плановый прием к врачу, возможных изменениях в расписании, результатах анализов и др. при оформлении первичной медицинской документации регистратор уточнять у пациентов удобный для них способ получения информации;
6.13. информировать пациентов о порядке предварительной записи на прием к врачам, о времени и месте приема населения главным врачом и его заместителями; адресах аптек, поликлиник и стационаров, оказывающих экстренную врачебную помощь населению в вечернее, ночное время и в воскресные и праздничные дни;
6.14. получать в случае предварительной записи от пациента первичную информацию, проверять её, записывать пациента на прием в соответствие с расписанием;
6.15. за 1-2 суток до предстоящего приема врача проводить консультирование пациента по телефону для подтверждения визита, уточнять его цель, направлять пациента с учетом цели в доврачебный кабинет/на прием врача, высвободившиеся окна использовать для записи других пациентов;
6.16. проводить подбор медицинских карт амбулаторных больных, записавшихся на прием или вызвавших врача на дом; обеспечивать доставку медицинских карт в кабинеты врачей;
6.17. находить медицинские карты пациентов (либо заводит новые) накануне приёма. В день приема регистратор передавать медицинские карты и список записавшихся пациентов акушерке, закрепленной за врачебным участком или осуществлять доставку карт в день приема за 15 минут в кабинет врача.
6.18. по окончании смены врача ежедневно регистратор осуществлять доставку амбулаторных карт гинекологических больных из кабинета в регистратуру и расставлять их в картотеку по участкам;
6.19. своевременно вносить необходимые изменения графика работы врачей акушеров-гинекологов в базу данных WEB-регистратуры женской консультации;
6.20. в случае сбоя работы модуля WEB-регистратуры, незамедлительно передавать сведения старшей акушерке женской консультации, начальнику АСУ с регистрацией в «журнале регистрации нарушения работы WEB-регистратуры» с указанием времени;
6.21. своевременно вносить обновления на информационные стенды для пациентов по распоряжению старшей акушерки или заведующей женской консультацией;
6.22. четко и ответственно производить предварительную запись, как по телефону, так и при личном обращении;
6.23. добросовестно и своевременно исполнять приказы, распоряжения руководителей отделения;
6.24. соблюдать требования действующего законодательства «О персональных данных» в отношении работников и пациентов (в том числе, о защите сведений, составляющих врачебную тайну);
6.25. соблюдать правила внутреннего трудового распорядка Учреждения, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, противопожарной безопасности и санитарно-эпидемиологического режима;
6.26. оперативно принимать меры, включая своевременное информирование руководителей отделения, по пресечению выявленных нарушений правил охраны труда, противопожарной безопасности и другим правилам, создающих угрозу деятельности Учреждения, его работникам и пациентам;
6.27. соблюдать запрет курения табака на всей территории и в помещениях Учреждения.
6.28. уметь работать в электронном документообороте в сфере своей компетенции, в программных продуктах «стационар», «электронная история болезни» и других по мере обновления и разработки программ.
7 . Внешний вид:
- форменная одежда должна быть чиста, отглаженная, соответствующая размеру и росту.
- наличие корпоративного бейджа
- обувь чистая, в летнее время допускается ношение открытой обуви.
Не допускается:
- открытые участки тела, глубокое декольте, ношение спортивной одежды.
- неопрятный внешний вид – несвежая форменная одежда, грязная обувь, неаккуратная прическа-распущенные длинные волосы, неестественный цвет волос, вызывающий макияж – слишком яркие и неестественные цвета, неухоженные руки- облупившийся лак, грязь под ногтями
- грубое отношение к пациентам, коллегам, повышенный тон голоса, обвинения пациента в чем либо.
- Основные принципы работы регистраторов в регистратуре
8.1 оставлять регистратуру всем регистраторам одновременно запрещено. За стойкой регистратуры обязательно! должен находится 1 регистратор.
8.2. время ожидания у стойки регистратуры не должно превышать 10 минут.
8.3. при телефонном звонке ответ регистратора должен следовать не позднее 3-зумма.
8.4. сотрудник регистратуры всегда приветствует пациента. Соблюдает Алгоритм общения. Регистратор при общении с пациентом должен уметь четко, ясно и полно ответить пациенту на все его вопросы в пределах его компетенции. Не допускается формальное общение, безынициативные, односложные ответы на вопросы пациента
8.5. при общении с посетителями регистратор в любом случае (при конфликте тоже) использует доброжелательную интонацию.
8.6. следит за наличием на стойке регистратуры информации для пациентов о записи через web-регистратуру, телефонах регистратуры и другой информации, согласно приказа главного врача.
8.7. следит за чистотой стойки регистратуры – должна быть чистой, без отпечатков пальцев, грязи, пыли, стекла регистратуры должны быть чистыми, без наличия на них какой -либо информации.
8.8. на стойке регистратуры и на столах сотрудников регистратуры в зоне видимости пациентов не должно быть наличие личных вещей, сумок, чашек и прочих вещей.
8.9. не допускается наличие и употребление продуктов питания, чая и других напитков на рабочем месте или в зоне видимости пациентов
8.10. не допускается употребление жевательной резинки, крупных освежающих конфет.
8.11. в женской консультации, регистратуре не допускаются разговоры, не относящиеся к рабочему процессу в присутствии пациента или в любом месте женскойконсультации, где может быть услышан пациентами.
- Обязанности старшего регистратора
9.1. Распределение обязанностей между регистраторами в часы пик (ответы на телефонные звонки, работа с пациентами и др), по согласованию со старшей акушеркой.
9.2. Своевременное внесение необходимых изменений в имеющуюся информацию для обеспечения четкой работы регистратуры и женской консультации с предоставление данной информации другим регистраторам.
9.3. Своевременное обновление расписания работы специалистов в WEB-регистратуре и на стендах в женской консультации и оповещение об изменениях других регистраторов.
9.4. Своевременное обновление «немой» информации в женской консультации.
9.5.Урегулирование спорных вопросов с пациентами, анализ конфликтных ситуаций с предоставлением мер по их преодолению заведующей женской консультацией.
10.Порядок распределения обязанностей регистраторов.
10.1. Обязанности между медицинскими регистраторами распределяет старшая акушерка/ старший регистратор.
10.2. Старший регистратор/старшая акушерка/заведующая женской консультацией определяет:
- регистратора, который должен постоянно находится в регистратуре.
- регистратора, отвечающего на телефонные звонки